• Konflikt interesov
Nasvet:

Konflikt interesov

24 januar 2016

Je konflikt interesov povod za korupcijo?

 

Čeprav naj bi po podatkih ACFE (Association of certified fraud examiners) vsako podjetje zaradi različnih vrst prevar letno v povprečju izgubilo 5% svojih prihodkov se tega poslovodstva družb največkrat zavejo šele, ko pride do škode. Potem pristopijo k vzpostavljanju sistema za preprečevanje prevar in skušajo nadomestiti izgubljeno. Navedeno si razlagam z dejstvom, da so poslovodstva prepričana, da pri njih do prevar ne more priti, ker imajo poslovanje pod kontrolo in so tveganja kraje denarja, blaga, neupravičenega izplačila potnih stroškov in podobnih goljufij zanemarljiva. Takšna so pojasnila tako v majhnih kot v velikih podjetjih. Pa vendar, so postopki in koraki, ki jih je treba sprejeti v zvezi s preprečevanjem prevar, pri vseh podjetjih ne glede na velikost enaki?

Če se osredotočimo na prevare, ki jih storijo zaposleni (in poslovodstvo, kupce ter dobavitelje kot možne prevarante pustimo ob strani), se postopki v majhnih podjetjih vsekakor razlikujejo od postopkov v velikih. Nenazadnje bi bilo stroškovno popolnoma neučinkovito zaposlovati ljudi samo zato, da bi dosledno razmejili dolžnosti med več zaposlenih in s tem zadostili enemu od bolj učinkovitih orodij za preprečevanje prevar. Razlike torej so, največkrat pa so velika podjetja v prednosti zaradi več denarja, ki ga imajo na voljo v ta namen, zaradi večjega števila zaposlenih in posledično možnosti razmejevanja dolžnosti in rotacije zaposlenih, zaradi obvezne zunanje revizije računovodskih izkazov in zaradi notranje revizijskih pregledov, v kolikor je služba notranje revizije vzpostavljena.  Majhna podjetja so tako bistveno bolj izpostavljena prevaram kot velika. Kaj torej lahko stori poslovodstvo majhnega podjetja, da zmanjša tveganje prevar, ki jih lahko zagrešijo zaposleni?

Izbrati mora pravo kombinacijo naslednjih rešitev. Redno naj preverja vzpostavljene notranje kontrole v ključnih poslovnih procesih. Prav tako je priporočljivo, da imata dostop do elektronske banke dve osebi oz. da se uvede dvostopenjsko potrjevanje plačil. Princip štirih oči vedno deluje. Obdobno, predvsem pa nenapovedano, naj najame zunanje strokovnjake (notranje revizorje,  zunanje revizorje), ki bodo pregledali poslovanje na najbolj tveganih področjih – npr. fakturiranje, obračun plač, poslovanje z banko, evidentiranje prejetih računov in usklajevanje z dobavitelji. Nenapovedani pregledi pomembno zmanjšajo priložnost in motivacijo za prevare. Prav tako je potrebno biti pozoren na življenjski stil zaposlenih – razkošno življenje, pogosta potovanja, obleka po zadnji modi ob nespremenjeni plači so lahko indikator, da iz podjetja nenadzorovano odteka denar.  Nenehno pa je potrebno ozaveščati zaposlene, da v primeru odkrite prevare velja ničelna stopnja tolerance in naknadni izgovori ter opravičila ne pomagajo več.

Pri velikih podjetjih je potrebno rešitve, navedene pri majhnih podjetjih, nadgraditi. Ker večje število zaposlenih in bolj kompleksni poslovni procesi pomenijo zahtevnejše nadziranje, je pomembno vzpostaviti čim več avtomatskih preventivnih notranjih kontrol, potrebno je pogostejše testiranje ročnih ali kombiniranih notranjih kontrol s strani notranje revizije. Notranje kontrole je primerno formalizirati, saj sicer zlahka izgubimo nadzor, zaposleni pa ne vedo natančno, kaj so njihove odgovornosti. Če je mogoče, je potrebno vzpostaviti rotacijo odgovornih oseb na delovnih mestih, kjer največkrat prihaja do prevar  (v oddelku nabave, računovodstva, v skladiščih) ter vsekakor zagotoviti razmejitev ključnih dolžnosti med različne zaposlene. Prav je, da podjetje sprejme etični kodeks, ga predstavi in predloži svojim zaposlenim ter jih v zvezi s tem redno izobražuje, po možnosti pa naj razmisli tudi o vzpostavitvi  sistema za prijavljanje prevar in zaščiti zaposlenih, ki bi javili nepravilnosti.

Rešitve in postopki, namenjeni obvladovanju prevar v majhnih in velikih podjetjih so vsekakor različni, namen pa mora ostati enak  - za prevare ne v enih ne v drugih ne sme biti prostora.